ERP là hệ thống quản trị nguồn lực của một doanh nghiệp. Hiện tại Việt Nam có tới hơn 90% là doanh nghiệp vừa và nhỏ, chiếm đến 45% GDP nhưng nhiều trong số này chưa sử dụng ERP để hệ thống hóa thông tin trong doanh nghiệp. Phương thức ghi chép của doanh nghiệp chủ yếu nằm trên file excel, rải rác ở các phòng ban.
Điều này khiến việc hợp nhất các dữ liệu trở nên khó khăn, và nhiều thời gian thông tin không được chia sẻ tới đúng người.
Thêm vào đó, các phòng ban khác nhau chưa có sự tương tác ăn ý với nhau, mất nhiều thời gian trao đổi, họp hành để đưa ra quyết định.
Việc theo dõi, quản lý, điều chỉnh, điều phối của cấp lãnh đạo trở nên khó khăn hơn. Các doanh nghiệp cũng thiếu hiệu quả trong việc tăng cường mối quan hệ với khách hàng.
Một ERP thường được chia ra nhiều phân hệ, mỗi phân hệ được coi như nền tảng của mỗi bộ phần phòng ban, giúp các phòng ban này quản lý tài liệu, data, luồng công việc một cách hiệu quả, cũng như giúp các phòng ban có thể hợp tác tốt với nhau.
Các phân hệ chính phải kể đến các loại chính: quản lý nhân sự, quản lý quá trình sản xuất kinh doanh, quản lý tài chính. Nói chi tiết hơn thì là Purchase, Sales, Warehouse, Accounting, HRM.
Quản lý nhân sự sẽ tập trung vào các mảng như tuyển dụng, quản lý lương, chấm công, xin nghỉ, quản lý vào ra…
Quản lý quá trình kinh doanh giúp nhà quản lý hệ thống hóa mọi thông tin trong quá trình kinh doanh, từ lúc nhập hàng nguyên liệu, sản xuất, quản lý sản phẩm trong kho, tìm kiếm khách hàng bằng CRM, quản lý bán hàng, hậu mãi, loyalty program và chương trình chăm sóc riêng.
Quản lý tài chính thường liên quan đến kế toán, quản lý dòng tiền.
Trên thị trường có nhiều giải pháp ERP, được phân chia theo nhiều loại khác nhau.
Có những sản phẩm của doanh nghiệp lớn như Microsoft Dynamics, SAP, Netsuite, Acumatica. Những sản phẩm này được phát triển dành cho doanh nghiệp lớn, giá thành cao. Do tính phức tạp của cài đặt, nhiều doanh nghiệp vệ tinh sinh ra để customize các sản phẩm này cho phù hợp với từng khách hàng.
Có những nền tảng open source, được các doanh nghiệp dùng để tự phát triển một hệ sinh thái quản trị riêng, chẳng hạn như Odoo.
Odoo có ưu điểm về độ linh hoạt trong việc chỉnh sửa tính năng, độ đa dạng các phân hệ, hệ thống xử lý backend tốt. Quan trọng hơn cả, nó miễn phí.
Có nhiều doanh nghiệp customize phân hệ Odoo cho từng khách hàng. Ở Việt Nam phải kể đến Erpviet, Izisolition, Openerp, Besco, Teamcrop… Hạn chế của Odoo là xử lý front chưa thực sự đẹp và dễ sử dụng.
Về mặt cài đặt, có hai loại ERP, một là on-premise vốn được cài đặt tại ngay công ty, sử dụng server của công ty. Loại này hiện không được ưa dùng do các chi phí về phần cứng cao, tính linh hoạt thấp, chi phí maintain cao.
Một loại nữa là cloud, là xu thế chính, vì khả năng bảo mật, khả năng mở rộng hay thu hẹp,…
Có những nền tảng được một số startups tự phát triển và cố gắng trở thành một giải pháp toàn diện, duy nhất dùng cho tất cả công ty.
Tuy nhiên thực tế trên thế giới cho thấy, không có giải pháp nào như vậy. Mỗi ngành có một đặc thù riêng, trong mỗi ngành, các công ty cũng lại có đặc thù riêng. Có công ty cần chi tiết và chặt chẽ ở một tính năng như purchase và sơ sơ ở tính năng khác như sales, có công ty lại chặt ở kế toán…
Đó là lý do những công ty sản phẩm kế toán như Misa được thành lập từ những năm 90, mặc dù tung ra cả một hệ thống quản trị doanh nghiệp như Amis vẫn chưa thể chiếm thị trường.
Có một core sản phẩm rồi customize cho từng bên là cách tối ưu nhất.
Tuy vậy, các doanh nghiệp làm ERP tỏ ra linh hoạt hơn khi chỉ tập trung vào từng phân hệ. Chẳng hạn như HRM thì có BambooHR, Zenefit, Gusto; Sales thì có Kiotviet, Sapo, Nhanh.vn; Kế toán thì có Misa. Trong số các phân hệ ERP, có một phân hệ được phân tách ra để phát triển riêng và độc lập, cũng là phân hệ lớn nhất. Đó là CRM (một số coi CRM k thuộc ERP vì khách hàng k phải là nguồn lực của doanh nghiệp, nhưng m cứ tạm xếp thế cho dễ theo dõi)
Lý do CRM được tách riêng vì nó không phải quản lý nguồn lực nội bộ của công ty, mà là quản lý khách hàng. Mặc dù CRM vẫn sử dụng các thông tin của ERP như nhân lực, sản phẩm… nó chủ yếu xoay quanh mối quan hệ với khách hàng: các thông tin quan trọng của khách hàng, cách công ty tương tác với khách hàng, các chương trình đẩy mạnh doanh số…
Trên thế giới, CRM là phần mềm không thể thiếu nếu một công ty muốn có lượng khách hàng ổn định và hùng hậu. Các gương mặt phải kể đến Salesforce, Dynamic CRM, Zoho, sugarCRM, Zendesk, Insightly. Ở Việt Nam có một số gương mặt như Getfly, CRMViet…
Thị trường CRM của Việt Nam nói chung còn yếu. Không cần nói nhiều, chỉ cần để ý thấy số lượng tin nhắn chúc mừng sinh nhật từ các thương hiệu đến từng người là khá thấp.